隨著我國檔案事業，社會管理和城市建設的不斷發展,城建檔案、綜合檔案、圖書資料等品種和數量越來越多。如何實現庫房檔案高密度存放、有效管理和便捷利用,是現代檔案建設所面臨的一個迫切需要解決的問題。目前我國大多數檔案館存在的一個主要問題是檔案服務能力和管理水平相對低,表現在:檔案庫空間利用效率低,檔案存儲密度不高;檔案存取工作強度大,調用容易出錯;檔案架體不易通風、不易散熱,不利于檔案的長期存放;檔案查找、檢索、定位和統計等手段落后,費時又費事。

　　為了實現以法治檔、規范管檔、科技興檔和服務民生,使我國的檔案館成為真正的資源寶庫和高效利用的公共服務場所,就必須利用現代化信息管理和高科技手段。密集柜網絡控制和檔案數據庫管理系統是集計算機、網絡、數據庫管理和自動化控制技術于一體的現代化檔案館建設的一項新技術。它提供了一整套檔案智能手電動密集柜架體、密集柜自動控制程序和檔案網絡數據庫管理程序。它采用一列緊挨一列的智能密集柜方式,充分利用了檔案庫房空間,檔案存放密度比傳統方式提高三倍以上;采用微處理器和計算機網絡自動控制技術,對密集柜架體的移動實現自動化控制。
　　一體化管理系統是對檔案管理、溫濕度控制、門禁管理、視頻、防盜報警、漏水監測、新風凈化等設備狀態進行統一管理。各子系統的數據采集、數據存儲、數據分析處理、報警、查詢、報表及部分子系統的設置等功能全部通過環境平臺實現。圖形化顯示，支持庫房電子地圖功能，對庫房所有運行設備顯示運行狀態及控制。一體化管理系統各功能具備準確性、一致性、易理解性、可操作性等方面要求。